Talenta Futura Kennisgeving privacybeleid

1. Inleiding

Talenta Futura (hierna “Talenta Futura,” “wij”,  “ons”, “onze”) neemt gegevensbescherming heel ernstig.

Talenta Futura is een adviesbureau op het vlak van human resources eigendom van Futura HR Consulting bv, met maatschappelijke zetel te Guldendal 15, B-1850 Grimbergen, België, met ondernemingsnummer BE 0543.369.155.

Deze Kennisgeving privacybeleleid (hierna “Kennisgeving”) legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken, wanneer u (hierna “u”, “uw”) onze website gebruikt, of in het kader van uw communicatie met ons via e-mail, telefoon, sociale media, persoonlijk, of anderszins, en daar waar wij handelen als verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”) met betrekking tot deze persoonsgegevens (met andere woorden waar wij als organisatie de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt bepalen, in de zin van en overeenkomstig met de toepasselijke wetten en verordeningen voor de gegevensbescherming). Nota: Het is belangrijk dat uw persoonsgevens waarover wij beschikken nauwkeurig en bijgewerkt zijn. Mogen wij u vragen ons in te lichten van mogelijke veranderingen in uw persoonsgegevens tijdens uw relatie met ons.

Wanneer wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken namens onze klant om de contractueel overeengekomen diensten en producten te leveren aan die klant, ageren wij niet als verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”), maar als gegevensverwerker (“data processor”). Het is onze klant, als verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”) die onze diensten en producten gebruikt voor hun eigen zakelijke doeleinden, en die de doeleinden waarvoor en de middelen waarmee persoonsgegevens worden verwerkt bepaalt. Wij verzamelen en verwerken dan de persoonsgegevens als verwerker namens onze klant, om onze diensten of producten te verstrekken, volgens de instructies van deze klant. Als wij de gegevensverwerker (“data processor”) zijn van uw persoonsgegevens, gelieve de privacyverklaring van de verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”) te raadplegen of u te wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke (“data controller”) om uw rechten inzake deze persoonsgegevens ter sprake te brengen of te laten gelden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacy- of veiligheidspraktijken van onze klanten, dewelke kunnen verschillen van deze uiteengezet in deze Kennisgeving.

2. Wanneer en hoe we persoonsgegevens verzamelen en gebruiken

2.1. U bent een klant of leverancier van Talenta Futura Wanneer u een klant of leverancier van Talenta Futura bent of deze vertegenwoordigt, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen (via uw bericht op onze website, via email, telefoon, sociale media, persoonlijk, of anderszins) als deel van onze klant of leveranciersrelatie met u:

• Persoonlijke contactgegevens die wij van u ontvangen, (zoals naam, telefoonnummer(s), emailadres, postadres, functietitel, naam van de organisatie),
• Financiële en administratieve informatie (zoals bankgegevens, contracten, bestelformulieren, facturen),
• Gegevens over interacties met ons, en feedback die u geeft of die u krijgt omtrent respectievelijke diensten en producten,
• En alle andere persoonsgegevens die u ons aanlevert.

Wij verzamelen en gebruiken deze gegevens waar dit noodzakelijk is

• om op een correcte manier een overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren (om in de mogelijkheid te zijn diensten en producten aan u te verstrekken of diensten en producten van u te ontvangen);
• om bepaalde wettelijke en reglementaire verplichtingen na te komen,
• om ons legitiem belang als dienstverlener te behartigen in het uitvoeren en managen van onze zakelijke activiteiten om ons in staat te stellen u de best mogelijke diensten / producten te leveren; om een vlotte samenwerking te bouwen en te behouden in onze klant / leverancier relatie; om u informatie (zoals uitnodigingen voor evenementen en white papers), ook langs elektronische weg, toe te sturen waarvan wij van mening zijn dat u deze mogelijk interessant vindt; om de doeltreffendheid van onze diensten en producten vast te stellen; om onze diensten en producten te verbeteren en te personaliseren,
• omdat u ons de toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken.

2.2. U neemt contact met ons op of gebruikt onze website
2.2.1. Wanneer u contact met ons opneemt via onze website, email, telefoon, sociale media, of anderszins, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen in verband met de gebruikelijke uitoefening van onze business:

• Persoonlijke contactgegevens die wij van u ontvangen, (zoals naam, telefoonnummer(s), emailadres, postadres, functietitel, naam van de organisatie),
• De inhoud en technische kenmerken van de berichtenuitwisseling,
• En alle andere persoonsgegevens die u ons aanlevert.

Als zodanig beschouwen wij alle gegevens die wij direct van u verzamelen als vrijwillig door u aangeleverd.

Wij verzamelen en gebruiken deze gegevens omdat dit in verband met de gebruikelijke uitoefening van onze business noodzakelijk is om ons legitiem belang als dienstverlener te behartigen om onze business te verbeteren en te ontwikkelen, om  u de gevraagde informatie, diensten en producten op de best mogelijke wijze aan te leveren, en om ons legitiem belang als dienstverlener te behartigen om u informatie (zoals uitnodigingen voor evenementen en white papers), ook langs elektronische weg,  toe te sturen waarvan wij van mening zijn dat u deze mogelijk interessant vindt.

2.2.2. Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we bepaalde gegevens automatisch verzamelen vanuit uw systeem (zoals uw IP adres en het type browser). Wij kunnen ook gegevens verzamelen over hoe uw apparaat communiceert met onze website. Voor meer informatie over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken middels cookies en social media plug-ins, gelieve ons Cookiebeleid te raadplegen op onze website.

Wij verzamelen en gebruiken deze gegevens omdat dit noodzakelijk is om ons legitiem belang als dienstverlener te behartigen om statistische analyses te maken van de bezoeken aan onze website om de kwaliteit en relevantie van onze website te verbeteren alsook onze diensten en producten te verbeteren voor de bezoekers van onze website.

3. Hoe we persoonsgegevens delen

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden voor zover noodzakelijk voor de doeleinden beschreven in deze Kennisgeving, en afhankelijk van het precieze doeleinde, met:

• ieder wetshandhavings-, regelgevend of overheidsorgaan, rechtbank of gegevensbeschermingsautoriteit, zoals vereist is onder geldende wet- of regelgeving waar nodig om onderzoeken te vergemakkelijken, wanneer wij menen dat dit nodig is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving; om onze wettelijke rechten en belangen uit te oefenen, vast te stellen of te verdedigen; of om uw rechten en belangen of die van andere personen te beschermen,
• de klant die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens (“data controller”) en die een contract met ons sloot om de diensten of producten te leveren,
• derden die diensten leveren en deze functies uitoefenen namens ons als leverancier (waaronder externe human resources experten, dienstverleners in psychometrische testen, professionele raadgevers, IT dienstverleners voor onze website, en boekhouders) in zoverre dit vereist is voor de doeleinden, en op de rechtsgronden, zoals uiteengezet in deze Kennisgeving, of wanneer u uw toestemming hiertoe gegeven heeft. Deze derden dataverwerkers zijn met de grootste zorg uitgekozen, en gebonden aan het verzekeren van de veiligheid, vertrouwelijkheid en adequate gegevensbescherming van uw persoonsgegevens.
• iedere andere persoon met uw toestemming.

4. Hoe we persoonsgegevens opslaan en beschermen

4.1. Wij nemen toepasselijke technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking, wijziging, en vernietiging. De maatregelen die wij nemen zijn ontworpen om een mate van beveiliging te bieden die overeenkomt met het risico van het verwerken van uw persoonsgegevens, en om ons ervan te verzekeren dat uw gegevens veilig en beschermd zijn en alleen toegankelijk voor u en voor diegenen die daartoe zijn geautoriseerd. U erkent echter dat, hoewel we ons uiterste best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, dat de veiligheid en bescherming van deze nooit op absolute wijze kan gegarandeerd.

4.2. Voor de doeleinden beschreven in deze Kennisgeving, kunnen uw persoonsgegevens verstuurd en verwerkt worden in landen anders dan waar u woonachtig bent. Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk in de Europese Economische Ruimte (EER) (i.e. de EU, Noorwegen, Liechtenstein en Ijsland). Voor de doeleinden beschreven in deze Kennisgeving, kunnen wij uw persoonsgegevens ook versturen naar derde partij leveranciers buiten de EER (zoals HR experts), die deze persoonsgegevens verwerken namens ons. Wij hebben echter toepasselijke veiligheidsstappen ondernomen om te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd blijven in overeenstemming met deze Kennisgeving.

4.3. Wij bewaren de persoonsgegevens die wij over u verzamelen voor zolang als nodig voor de legitieme doelenstellingen waarvoor deze verzameld zijn, en zolang het legitiem belang dat wij hierbij hebben voortduurt (bijvoorbeeld, om diensten en producten aan u te verlenen, of om te voldoen aan toepasselijke wettelijke, belasting-, of boekhoudvereisten, of om uw vitaal belang of de vitale belangen van een andere natuurlijk persoon te beschermen), en

• U bent of vertegenwoordigt een klant of leverancier van Talenta Futura: We houden uw persoonsgegevens maximum tot 10 jaar bij na het beëindigen van onze relatie met u, of, afhankelijk van het bericht, tot alle verjaringstermijnen voor vorderingen die samenhangen met de communicatie verstreken zijn.
• U nam contact op met ons: we houden deze persoonsgegevens bij voor zolang wij denken dat u interesse heeft in onze diensten en producten en u ons niet hebt ingelicht van het tegendeel.
• U bent geen klant van Talenta Futura: wij houden uw persoonsgegevens bij gedurende maximum 5 jaar.

5. Uw rechten betreffende gegevensbescherming

U heeft de volgende rechten inzake gegevensbescherming:

• Recht op inzage van uw persoonsgegevens. (Wij kunnen in deze context weigeren aan dit verzoek tot inzage gevolg te geven indien het ons wettelijk is toegestaan om dit te doen, in welk geval wij u zullen op de hoogte stellen van de grond van deze weigering.)
• Recht op rechtzetting. U heeft het recht op het vragen van verbetering van foute persoonsgegevens of actualisering van uw persoonsgegevens.
• Recht op verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer er geen legitiem belang voor ons is om deze verder te gebruiken, en wanneer er geen wettelijke of reglementaire verplichtingen zijn om deze te bewaren. U heeft ook het recht om verwijdering te vragen wanneer u met succes uw recht heeft uitgeoefend om bezwaar te maken tegen verwerking van deze gegevens (cf. hieronder), of wij hier wettelijk toe verplicht zijn.
• Recht op bezwaar en recht op gevensportabiliteit. In bepaalde omstandigheden, zoals gestipuleerd in de toepasselijke wetgeving of regelgeving inzake gegevensbescherming, kan u bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens, ons vragen om beperkte verwerking van uw persoonsgegevens, of om de portabiliteit verzoeken van uw persoonsgegevens.
• Recht op herroeping. Indien wij uw persoonsgegevens met uw toestemming hebben verzameld en verwerkt, dan kunt u op ieder gewenst moment uw toestemming intrekken. Het intrekken van uw toestemming is niet van invloed op de wettigheid van de verwerking die wij toepassen voordat u uw toestemming intrekt, noch is het van invloed op het verwerken van uw persoonsgegevens gebaseerd op wettelijke gronden anders dan uw toestemming.
• Indien u een klacht of bekommernis heeft betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact met ons opnemen via het e-mail adres welcome@talentafutura.com, en wij zullen alles in het werk stellen om tegemoet te komen aan uw bezorgdheid. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit over onze wijze van verzamelen en verwerken van persoonsgegevens.
• Indien u gebruik wenst te maken van uw rechten betreffende gegevensbescherming, kan u contact met ons opnemen via het e-mail adres welcome@talentafutura.com. Wij komen tegemoet aan alle verzoeken die wij ontvangen van individuele personen die hun gegevensbeschermingsrechten willen uitoefenen in overeenstemming met toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving -of regulering. Dergelijk verzoek dient gedateerd en ondertekend te zijn, en duidelijk aan te geven welk recht inzake gegevensbescherming u wenst uit te oefenen en, waar nodig, waarom. Het verzoek dient vergezeld te zijn van een geldig legitimatiebewijs.

6. Herzieningen van deze Kennisgeving

Wij behouden het recht om van tijd tot tijd deze Kennisgeving te wijzigen of te veranderen. Wij zullen onze aangepaste versie publiceren op onze website en u kunt controleren wanneer de Kennisgeving voor het laatst is herzien door te kijken naar de datum “laatst herzien” die u bovenaan deze Kennisgeving vindt.  Het feit dat u gebruik blijft maken van onze diensten, producten en website zal worden beschouwd als aanvaarding van deze wijzigingen.

7. Contact

Het staat u vrij contact met ons op te nemen als u opmerkingen, vragen, klachten, of suggesties heeft met betrekking tot de informatie of handelswijzen die in deze Kennisgeving uiteen worden gezet. U kunt contact met ons opnemen door een bericht te sturen naar welcome@talentafutura.com.